Çorlu Belediyesi Evrak, Belge ve Projeleri Dijitalleştirdi

Çorlu Belediyesi Arşiv Müdürlüğü'nün 900 metrekare alan üzerine kurulu bulunduğunu belirten Belediye Başkan Yardımcısı Oktay Çolpan, 700 metrekarelik bölümde fiziki arşiv alanı, dijital arşiv alanı (elektronik belge yönetim sistemi) ve ekspertiz hizmet alanı yer aldığını söyledi.
Fiziki arşiv alanında 26.250 adet 14 cm, 24.400 adet 8 cm'lik klasör kapasitesi bulunduğunu dile getiren Başkan Yardımcısı Çolpan, ekspertiz firmalarının gayrimenkul değerlemeleri  için dosya incelemeleri müdürlük bünyesinde yaptıklarını ifade ederek, "Şu anda Arşiv Müdürlüğü bünyesinde 90 adet aktif gayrimenkul değerleme firmasına hizmet verilmekte, ödemeler inceleme sonrasında online olarak tahsil edilmektedir. Kurulduğumuz günden bugüne toplam 8.250 adet, 2020 yılının ilk yarısında 1.600 adet ekspertiz incelemesi yapılmış durumda.
Fiziki arşiv alanımızda 26.250 adet 14 cm, 24.400 adet 8 cm'lik klasör kapasitesi bulunurken, 2020 yılı Haziran ayı itibariyle Arşiv Müdürlüğü bünyesinde belediyemizin müdürlüklerine ait toplam 25.693 adet arşivlik klasör yer alıyor.
Dijital arşiv bölümümüzde ise 2020 yılı Temmuz ayı itibariyle toplam 1.700.000 belge taranmış ve sistem üzerinde akıllandırılmış olarak bulunmaktadır. Müdürlükler tarafından üretilen günlük evraklar her gün düzenli bir şekilde toplanarak dijitalleştirilmekte ve dosyalanmaktadır.
Yazı İşleri Müdürlüğü'ne ait 3.817 adet Encümen Kararı, Emlak İstimlak Müdürlüğü'ne ait 25 farklı türden 2.904 belge, yapı dosyalarına ait farklı türden 1.700'den fazla belge ve Zabıta Müdürlüğü'ne ait sıhhi, gayri sıhhi ve umuma açık müessese evrakları dijitalleştirilmiş ve işlemler günlük olarak güncellenmektedir.
Belediyemiz müdürlüklerinde üretilen arşivlik malzemeler her yıl düzenli olarak standart dosya planı ve saklama sürelerine göre  müdürlük bünyesine alınmakta, gelen arşivlik malzemeler dijitalleştirilerek fiziki arşiv alanında yerini almaktadır. Günlük olarak gelen evraklar ve A0 projeler dijital arşiv bölümünde standart dosya planına uygun olarak son teknoloji cihazlarla elektronik belge sistemine dijital olarak aktarılmaktadır.
Ayrıca İmar ve Şehircilik Müdürlüğü ve Yapı Kontrol Müdürlüğü tarafından onanan kat irtifakı evrak ve projeleri  Tapu Müdürlüğüne bağlı TAKBİS (Tapu ve Kadastro Bilgi Sistemi) sistemine elektronik olarak aktarılmaktadır." dedi.